نگاهي
به مقوله مديريت دانايي محور
سال انتشار : 1385
چكيده
تشكيل گروه هاي فكري به منظور
نظريه پردازي از الزامات رسيدن به هدف جنبش نرم افزاري است. خوشبختانه با سخنان
رهبر معظم انقلاب درخصوص علم و لزوم توجه به نظريه پردازان، شاهد رشد مباحث مطرح
شده در اين زمينه و استقبال نخبگان كشور از آن هستيم. مدتي است مباحث نظري و البته
كاربردي درحوزه اقتصاد با حضور نخبگان كشور در مؤسسه عالي آموزش و پژوهش مديريت و
برنامه ريزي برگزارمي شود. تاكنون موضوع هايي چون اقتصاد و مديريت دانايي محور،
تورم، دولت الكترونيك و... در اين مباحث مطرح شده است. گزارشي كه مي خوانيد خلاصه
اي است از مباحث مطرح شده در اين مؤسسه با عنوان مباني مديريت دانايي محور.
منبع : روزنامه ايران، يكشنبه 26 آذر
1385، سال دوازدهم، شماره 3525، صفحه 8.
اساساً نوع نگاه ما به مديريت
دانايى با هرنوع نظريه يا رويكردى، بايد به گونه اى باشد كه در درجه اول بخواهيم
نظام ادارى، سازماندهى شركتها و در سطح كلان ساختار حكومتى را براى خدمت رسانى
بهتر به شهروندان اصلاح كنيم. در دو دهه گذشته رويكردهاى متفاوتى براى دستيابى به
اين اهداف مطرح شده است.
در يك مرور سريع و كلى مى توان برخى از اين رويكردها را ذكر كرد: رويكرد كيفيت
جامع درمورد سازمان ها و شركت ها اعم از دولتى و خصوصى كه خواهان بهبود مستمر
هستند يكى از اين رويكردها است.
در مقابل، كشورهايى كه شرايط
مساعدترى داشتند تلاش كردند پله ها را يكجا طى كنند و با توجه به فرصت اندك، روند
توسعه را سريعتر بگذرانند. اين شيوه عمل را مهندسى مجدد مى نامند.
مهندسى ارزش نيز رويكرد ديگرى است كه درصدد است با حفظ سطح كيفيت (و يا حتى افزايش
آن)، هزينه ها را كاهش دهد.
تغيير رويكرد نسبت به نيروهاى
انسانى نيز ازجمله مسائل ديگرى است كه به شكلى متفاوت مطرح شد.
زمانى واحدهاى كارگزينى انسان را به عنوان يك نيرو درنظر مى گرفتند، درحالى كه مى
توان به انسان به عنوان يك منبع نيز نگاه كرد. در اين صورت بايد اين منبع توانمند
شود و اگر بتوان اين توانمندسازى را دركاركنان ايجادكرد مى توان تغييرات زيادى را
در سازمان به وجود آورد.
توجه به سرمايه فكرى رويكرد
ديگرى بود كه معتقدبود در يك سازمان تنها نيروى انسانى نيست كه سرمايه است، بلكه
به مشترى سازمان نيز مى توان به عنوان يك سرمايه نگاه كرد، حتى «تأمين كننده ها»
نيز به عنوان سرمايه موردبحث قرارگرفتند.
يك رويكرد نسبتاً جديد معتقداست
آنچه به عنوان نوآورى و خلاقيت در سازمان اتفاق مى افتد «سرمايه فكرى» آن سازمان
است و اين سؤال مطرح شد كه چگونه اين سرمايه فكرى را هدايت و سازماندهى كنيم؟ در
پاسخ گفته شد بايد مجموعه اى با عنوان مديريت دانايى يا مديريت دانش بر سازمان
حاكم باشد تا بتواند از سرمايه انسانى و فكرى به صورت بهينه استفاده كند. بنابراين
سؤال بعدى اين است كه مديريت دانايى و يا مديريت دانش چيست؟
در يك نگاه گذراى تاريخى مى
توان گفت در جامعه كشاورزى، كار و زمين عوامل اصلى توليد محسوب مى شدند. با گذر از
جامعه كشاورزى و ورود به جامعه صنعتى، دركنار كار و زمين، سرمايه نيز به عنوان يكى
از عوامل توليد قلمداد شد. با ورود به جامعه اطلاعاتى، دانش به عنوان عامل اصلى
توليد مطرح شد به اين دليل كه به كمك دانش از همان كار، زمين و سرمايه ارزش افزوده
بيشترى حاصل مى شود.
در زمينه سرعت رشد دانش و
اطلاعات گفته شده است كه ۸۰درصد يافته هاى فناورى و ۹۰درصد تمام دانش و اطلاعات فنى در جهان فقط در قرن بيستم توليد شده
است. جالب اين است كه هر ۵سال و نيم نيز حجم دانش دوبرابر مى شود.
در باب اهميت اقتصادى دانش و
دانايى به اين نكته اشاره مى كنم كه دانش در عصر حاضر به عنوان موتور رشد اقتصادى
درآمده است. دانش به عنوان دارايى استراتژيك سازمانى قلمداد مى شود و رشد روزافزون
مشاغلى كه بر پايه ايجاد و استفاده از دانش قرار دارند واقعاً موجب حيرت است.
توزيع شغلى كاركنان در فعاليت هاى اقتصادى در كشور آمريكا در سال۹۳ نشان مى دهد كه از مجموع
شاغلين، ۱/۵ درصد
در بخش كشاورزى فعاليت مى كنند، حدود ۱۲ يا ۱۲/۵ درصد
در بخش صنعت و معدن فعال هستند كه در مجموع كمتر از ۱۵درصد مى شود، بنابراين بيش از ۸۵ درصد شاغلين در بخش خدمات
فعاليت مى كنند از ۸۵درصدى
كه در بخش خدمات شاغل هستند، ۶۸درصد آنها در زمينه توليد و توزيع اطلاعات فعال هستند. مسلماً اكنون
كه در پايان سال۲۰۰۵ هستيم درصد شاغلين در بخش اخير افزايش يافته است.
البته رشد بى سابقه تكنولوژى
اطلاعات و ارتباطات تنها مربوط به كشور آمريكا نيست، بلكه در همه جاى دنيا و از
جمله در كشورهاى در حال توسعه نيز قابل مشاهده است. در سال،۲۰۰۳ از كل مشاغل خدماتى در سازمان
هاى پيشرفته، ۸۰درصد در
پست هاى مرتبط با دانش شاغل بوده اند. اين بدان معنا است كه توانايى هاى فيزيكى
افراد اهميت كمترى يافته است و ما در حال حركت به سمت كارخانه هاى بدون كارگر
هستيم، كارخانه هايى كه چند نفر در يك مركز كنترل تمام كارخانه را اداره مى كنند.
اشاره شد كه هر ۵سال و نيم يكبار حجم دانش
دوبرابر مى شود وعلاوه بر آن هر سه سال، نيمى از آن كهنه مى شود و اين موضوع براى
اشخاصى مانند من كه معلم هستند مهم است كه به معلوماتى كه در دو دهه پيش به دست
آورده ايم غره نشويم و دائماً درصدد نو كردن دانش خود برآييم. باز در زمينه سرعت
حيرت انگيز رشد دانش، آمارها حكايت از آن دارند كه در هر پنج دقيقه يك فرمول شيمى،
در هر سه دقيقه يك رابطه فيزيكى و در هر پنج دقيقه يك موضوع جديد در علم پزشكى
كشف، ايجاد و يا ابداع مى شود.
همان طور كه در مباحث قبلى
اشاره شد اقتصاد دانش محور، اقتصادى است كه در آن توليد، توزيع واستفاده از دانش
نقش اصلى را در توليد ثروت ايفا مى كند. در اين زمينه، اينترنت به عنوان يك عامل
هم افزايى در دانش جهانى مطرح شد. دولت الكترونيك و تجارت الكترونيك نيز به عنوان
محمل هايى جهت استقرار اقتصاد دانش محور مورد بحث قرار گرفتند. پيشرفت ICT به شكل گيرى و گسترش آموزش
الكترونيكى انجاميد و دهكده جهانى تا حدود زيادى به واقعيت پيوسته است. ارتباطات
سريع و دقيق از راه دور جانشين ارتباط سنتى رو در رو شده است. بخش خدمات به شكل
غيرقابل تصورى در حال توسعه است. در چنين اقتصادهايى اولويت منابع مورد استفاده
بنگاه هاى اقتصادى هم تغيير كرده است و نيروى انسانى متخصص به عنوان مهم ترين منبع
مطرح شده وتوسعه و آموزش نيروى متخصص دراولويت برنامه هاى سازمان هاى پيشرو قرار
گرفته است. به عنوان مثال سود شركت IBM در سال۱۹۹۹ معادل ۶/۴ ميليارد دلار بوده است كه ۲/۲ ميليارد دلار آن صرف تحقيق و توسعه و آموزش شده است، يعنى آموزش،
تحقيق و توسعه نه به عنوان هزينه بلكه به عنوان سرمايه گذارى تلقى مى شود.
در كشور ما نيز بحث اقتصاد و مديريت
دانايى محور در قانون برنامه چهارم توسعه مطرح شده است. در فصل دوم،تعامل فعال با
اقتصاد جهانى و در فصل چهارم، توسعه مبتنى بر دانايى در چارچوب مواد قانونى مورد
تأكيد قرار گرفته است. در مواد۴۵ ، ۴۶ و ۵۵ اين برنامه كه در زمينه توسعه
مبتنى بر دانايى است، ارتقا و توانمندسازى سرمايه انسانى، كاهش فاصله سطح دانش و
مهارت نيروى كار كشور با سطح استانداردهاى جهانى و توجه جدى به نظام آموزش هاى فنى
و حرفه اى مطرح شده است.
با توجه به دستاوردهاى جهانى و
اهداف برنامه چهارم توسعه مى توان پرسش محورى اين جلسه را چنين مطرح كرد كه دانش و
دانايى ومديريت آن به چه معنا است و ديد ما نسبت به آن چگونه است؟ اگر ساده ترين
اجزاى دانش را داده ها بدانيم در اين صورت داده ها، سمبل ها يا نشانه هايى از
چگونگى و كميت واقعيات هستند. اين كه جمعيت ايران ۷۰ميليون نفر است و يا GNP يك كشور فلان مقدار است
داده هاى خام هستند. اطلاعات، زمانى ايجاد مى شود كه انسان به اين داده ها معنا
ببخشد. بخشى از اين معنا از طريق تركيب داده ها زير چتر يك نظريه يا تحليل علمى
صورت مى گيرد. حال مى توان دانش را مجموعه اى از اطلاعات، تجربه، كارايى و آمادگى
افراد قلمداد كرد.
يكى از ابعاد اهميت مديريت دانش
و دانايى حفظ سرمايه هاى فكرى است. در مورد خروج نخبگان از كشور، بحث هاى زيادى
تحت عنوان مهاجرت يا فرار مغزها مطرح مى شود، اما كمتر به آن توجه داريم كه وقتى
شخصى از سازمان خارج مى شود چه اتفاقى مى افتد. شخصى كه از سازمان خارج مى شود، در
حقيقت دانش را از آن سازمان خارج مى كند.
به بيان ديگر دانش در ذهن افراد
دانشور به وجود مى آيد و به كار مى رود و يكى از وظايف مديريت دانش و دانايى اين
است كه آنچه را كه در ذهن افراد است استخراج كرده و در اختيار مجموعه سازمان قرار
دهد. البته دانش در سازمان ها، نه تنها در مدارك و ذخاير دانش، بلكه در رويه هاى
كارى، فرايندهاى سازمانى، اعمال و هنجارها مجسم مى شود. بخشى از دانش را مى توان
به صورت مكتوب در اختيار افراد قرار داد، اما بخش ديگرى نيز وجود دارد كه در رويه
هاى كارى، فرايندها، تجارب و شايستگى ها نمود پيدا مى كند. دانش را مى توان همچون
سيالى تصور كرد كه در دو شكل مجازى يا «غيرآشكار» و شهودى يا «آشكار» ظاهر مى شود.
دانش غيرآشكار مى تواند در تمامى گستره زنجيره خلق ارزش سازمان وجود داشته باشد،
زنجيره اى كه از تأمين كنندگان شروع مى شود وتوزيع كنندگان و بالاخره مشتريان را
در برمى گيرد. مديريت وظيفه دارد اين دانش غيرآشكار را احصاكند و در اختيار سازمان
قرار دهد.
موضوع ديگرى كه در بررسى مديريت
دانش بايد مورد توجه قرار گيرد، تفاوت فرايند با برنامه است. برنامه از جايى شروع
مى شود ودر جايى تمام مى شود اما فرايند استمرار دارد. در اين ديدگاه، مديريت دانش
يك برنامه نيست، بلكه فرايندى است كه پيوسته درصدد كشف، كسب، توسعه، ايجاد، تسهيم،
نگهدراى و ارزيابى و به كارگيرى دانش است. در اين فرايند، توسعه و ايجاد دانش از
جايگاه ويژه اى برخوردار است. به بيانى ديگر دانش، فناورى و مهارت را مى توان از
ديگران آموخت ولى فرايند توسعه را مى توان در اين چارچوب ديد. ژاپن در ابتدا به
تقليد توليدات ديگران پرداخت، ولى پس از مدتى موفق شد دانش را توسعه دهد.
چين نيز در حال حاضر، در حال
تقليد توليدات ديگران است، اما به سمت توليد دانش حركت مى كند و با برنامه ريزى
در تلاش است در سال۲۰۲۰ به مرحله توليد دانش برسد. چين اعلام كرده است كه حاضر است با ۰/۱ درصد
سود در صحنه رقابت جهانى حضور داشته باشد. در واقع يكى از ابعاد مديريت دانش آن
است كه ما را قادر مى سازد تا از طريق ايجاد پيوند مناسب بين تكنولوژى،منابع
انسانى و ساختار سازمانى مناسب، بتوانيم در اين صحنه پررقابت باقى بمانيم.
يكى از ويژگى هاى مديريت دانش
اين است كه نوعى مديريت يكپارچه است. نمى توان در انجام يك فعاليت به تعدادى
دانشور اهميت داد و از ديگر كاركنان انتظار داشت بقيه كار را انجام دهند، بلكه
مديريت دانش يك طرح يكپارچه است و كل سازمان را در بر مى گيرد.
مديريت دانش بر پايه هدف هاى
استراتژيك بنا شده است، بر محور فرايندهاى كسب و كار حركت مى كند و از فناورى هاى
اطلاعات كمك مى گيرد. به عنوان مثال سازمان مديريت و برنامه ريزى در نظر دارد
نخبگان را وارد سيستم ادارى كند. اگر قرار باشد كه تنها بر روى نخبگان سرمايه
گذارى كنيم نتيجه اى به دست نمى آوريم، اما اگر اين افراد به عنوان الگو وارد نظام
ادارى شوند و اگر نظام ادارى را به گونه اى سامان دهيم تا با آنها سازگار باشد
آنگاه با اين مديريت يكپارچه حصول نتيجه ممكن خواهد بود.
در مديريت دانش، مدل هاى مختلفى
مطرح شده است. مدل اول، مدل مبتنى بر رمزگذارى است، به اين معنى كه آنچه را در
اختيار داريم به گونه اى مطرح كنيم كه همه بتوانند از آن استفاده كنند. وقتى
فرايندها را مستند سازى مى كنيم از اين مدل استفاده مى كنيم. استفاده مجدد از دانش
و تبادل مستندات دانش بر پايه تكنولوژى ارتباطات در اين الگو قرار دارد.
مدل دوم مبتنى بر تجارب فردى
است، يعنى تبادل دانش بين افرادى كه بحث مديريت منابع انسانى را برجسته مى سازند.
در اين الگو تجربه و شايستگى هاى فردى از طريق ارتباط رو در رو، مبادله مى شود.
به نظر مى رسد مدل مناسب، الگوى مبتنى بر اجتماعى كردن است. يعنى تبادل و توليد
دانش از طريق ارتباطات و سازماندهى مجدد، يا به عبارت بهتر تركيبى از الگوى كد
گذارى و الگوى مبتنى بر تجربه فردى، به اين صورت كه آنچه را مى توان به راحتى كد
گذارى كرد مطرح كنيم و آنچه را نمى توان كدگذارى كرد به روشهاى مختلف در اختيار
همگان قرار دهيم.
تقسيم بندى ديگر، رويكرد مبتنى
بر انسان محورى و تكنولوژى محورى در حوزه مديريت دانش است. رويكرد انسان محور بر
جنبه هاى فرهنگى تأكيد دارد و در آن مديريت دانش، روش كسب، تسهيم و نگهدارى دانش
است. در اين رويكرد بر كاركنان دانشى و بر مديريت انتزاعى دانش يا اطلاعات تأكيد
مى شود و سرمايه اصلى سازمان را انسان ها مى دانند و بر روى آنها سرمايه گذارى
كرده و با استفاده از افراد به توليد دانش مى پردازد.
رويكرد دوم مبتنى بر فناورى
اطلاعات و ارتباطات است. براساس اين رويكرد، مديريت دانش، مفهوم توسعه يافته سيستم
هاى مديريت اطلاعات است و بر مديريت اطلاعات و ارتباطات داخلى بين منابع اطلاعاتى
تأكيد دارد.
حال مى خواهيم بدانيم در اين
فرايند به چه چيزهايى نياز داريم و چگونه مى توانيم اين مدل را تبيين كنيم؟ در
اينجا بحث چرخه دانش مطرح است. در اين چرخه نخست اطلاعات خام به دانش تبديل شده و
سپس از صحت دانش توليد شده اطمينان حاصل مى شود و در مراحل بعد كسب و تأمين دانش،
خلق دانش، تركيب دانش، تسهيم دانش و نهايتاً كاربرد آن را خواهيم داشت. ابتدا يك
سازمان بايد موجودى دانش خود را شناسايى كند و محيط درونى و بيرونى سازمان را
شناسايى كند. بسيارى از سازمان ها به دليل عدم آشنايى با موجودى دانش خود، در
تصميم گيرى ها و هدف گذارى ها دچار مشكل مى شوند.
بعد از اين مرحله، نوبت به كسب
دانش مى رسد. دانش را مى توان از محيط داخلى و خارجى به دست آورد. اينجا دوباره
تأكيد مى كنم كه منابع دانش را بايد در مشتريان، مراجعان، همكاران، رقبا، عرضه
كنندگان و غيره جست وجو كرد. مرحله بعد، توسعه دانش با توجه به پايه هاى موجود است
و براى اين منظور بايد توانايى ها و دانش كاركنان را افزايش دهيم. توسعه محصولات
بهتر، خدمات بهتر، ايده هاى جديد تر و فرايند هاى مناسب تر همگى به مفهوم توسعه
دانش در سازمان است و يا به عبارتى بهتر، تجلى توسعه دانش در اين حوزه ها قابل
مشاهده است.
مرحله بعد تقسيم دانش است. آنچه
در مديريت دانايى اهميت دارد نحوه تقسيم دانش موجود و انتقال آن به محل مناسب و
مورد نياز و چگونگى انتقال دانش از سطح فردى به سطح گروهى و نهايتاً به سطح
سازمانى است. اگر با سرمايه گذارى، افراد نخبه اى را آموزش دهيم و بتوانيم آن
دانشى را كه اين افراد دارند در افراد ديگر و در كل كشور توسعه دهيم آنگاه مى توان
ادعا كرد كه دانش را مديريت كرده ايم.
ذخيره و به هنگام كردن دانش،
گام بعدى است كه مانع از بين رفتن دانش مى شود و امكان مورد استفاده قرار گرفتن را
فراهم مى سازد. مرحله بعدى در چرخه دانش، ارزيابى دانش است. نحوه رسيدن به هدف هاى
تعيين شده و استفاده از نتايج آن به عنوان «بازخورد» براى تعيين يا اصلاح هدف به
اين مرحله مربوط مى شود.
يكى از سؤالات مطرح در حوزه مديريت دانش اين است كه چه نوع دانشى در سازمانها مورد
نياز است؟ از جمله دانش هاى مورد نياز، دانش ساختارى است. مديريت دانايى فرهنگ،
ساختار و نيروى انسانى خاص خود را مى طلبد. برخى از انواع ساختارها كه تناسب
بيشترى با مديريت دانايى دارند عبارتند از: ساختار تخت، گروه هاى خود گردان كامل،
سازمانهاى حبابى، سازمان دورانى، سازمان شبدرى، سازمان سلولى و بالاخره سازمانهاى
آميبى. وجه تسميه سازمان حبابى، عمر كوتاه آن است به اين معنا كه با تغيير اوضاع،
عمر آن پايان مى يابد و يا در سازمان هاى آميبى تغيير سريع ساختارها مورد نظر است
تا با تغييرات سريعى كه در دانش و دانايى صورت مى گيرد خود را هماهنگ كنند.
دانش فرايند از ديگر دانش هاى
لازم براى استقرار مديريت دانايى است. دانش فرايند در صدد تحليل و بهينه سازى
فرايندهاى كارى است. مهندسى مجدد و مديريت كيفيت جامع در حوزه دانش فرايند قرار مى
گيرد.
دانش پرسنلى نيز يكى از دانش هاى مورد نياز براى استقرار مديريت دانايى است كه در
آن شايستگى ها و قابليت هاى كاركنان داخلى مورد توجه قرار مى گيرد.
علاوه بر آموزش هاى مرسوم به
كاركنان، آموزشهاى ديگرى نيز براى استقرار مديريت دانايى ضرورى است. دانش
پروژه اى يكى از اين آموزش ها است كه در آن مهارت ها، گزارش ها و تخصص هاى ذخيره
شده يا كسب شده در رابطه با انجام كار مورد مطالعه قرار مى گيرد. مدل هاى حل مسأله
و ابزار موردنياز براى مديريت پروژه ها به اين حوزه مربوط مى شود. مستند سازى
تجربيات نيز در اين قسمت مورد توجه قرار مى گيرد.
دانش هدايت، محور دانش هايى است كه مديران بايد داشته باشند. شناخت دانش ضمنى و
تبديل آن به دانش آشكار، جزء جدايى ناپذير و اصلى مديريت دانايى است.
ويژگى ها و موانع سازمان هاى
محروم از مديريت دانايى را مى توان به اين شرح ذكر كرد: عدم نشانه هاى ابداع و
ابتكار، عدم اولويت بندى و استفاده از دانش، ناديده گرفتن دانش خارجى، دشوارى جذب
نيروهاى دانشى جديد، ضعف در جذب و استفاده از سيستم هاى اطلاعاتى، مخفى كردن يا
سياسى نمودن اطلاعات، جدا شدن كارشناسان و نيروهاى دانشگر از سازمان، فراموش كردن
مسائل مهم و اساسى و استفاده محدود از دانش هاى موجود آن هم به صورت غير متمركز.
عدم توجه به رويكرد مديريت
دانايى باعث بروز مشكلاتى در حوزه منابع انسانى خواهد شد كه در زير به برخى از
آنها اشاره مى شود. همكاران خود را به حد كافى آموزش مى دهيم، اما اجازه نمى دهيم
كه دانش خود را به كار بگيرند. تجارب زيادى را در پروژه ها فرا مى گيريم، اما اين
تجربيات را به ديگران منتقل نمى كنيم. باوجودى كه براى حل مسائل سازمان يا كشور،
مجموعه اى از افراد متخصص و خبره وجود دارد، اما كمتر كسى مى داند كه چگونه بايد
آنها را شناسايى كنيم. در واقع به بخشى از كوه يخ كه در زير آب قرار مى گيرد، يعنى
دانش ضمنى توجه نمى كنيم. افراد باهوش را استخدام مى كنيم، اما چند سال بعد آنها
را به نفع ديگران از دست مى دهيم. همه را به تقسيم دانش تشويق مى كنيم، اما دانش
هاى حساس را براى خود نگه مى داريم. هماهنگى هاى لازم را براى آموزش و يادگيرى خود
و ديگران فراهم مى كنيم، اما هدفهاى آموزشى را فراموش كرده و يا نمى شناسيم.
خلاصه بحث من اين است كه انسان،
سازمان و فناورى، ابعاد اصلى مديريت دانايى را تشكيل مى دهند كه بايد به صورت
يكپارچه مورد توجه قرار گيرند. ساختارها و فرايندها در بعد سازمان، فناورى
اطلاعات و ارتباطات در بعد تكنولوژى وجنبه هاى روحى، فرهنگى، رفتارى و تخصصى در
بعد سرمايه انسانى بايد مورد توجه قرار گيرد و اين مجموعه مى تواند ما را به سمت
استقرار درست مديريت دانش هدايت كند.
